A segurança dos dados é uma prioridade que está presente na agenda de qualquer empresa; mas apesar do aumento dos gastos relativos a este aspeto e dos requisitos do cumprimento normativo em redor do mesmo, ainda continuam a existir infrações muito comuns.
Para ilustrar estes riscos no que diz respeito ao acesso da informação confidencial, tem o exemplo, da quantidade considerável de documentos que são deixados nas impressoras sem serem recolhidos.
A solução para prevenir este tipo de violação de dados frequente toma a forma de pull printing: um conceito que poderia ser familiar para muitos, mas, como pode ajudar exatamente o nosso negócio?
Quando enviamos um documento para imprimir num dispositivo que não inclui esta tecnologia, o processo é concluído assim que clicamos na opção ‘imprimir’. No entanto, com esta solução, o software mantém os trabalhos de impressão numa fila virtual segura até que o utilizador que enviou os documentos para impressão se encontre fisicamente junto à impressora e confirme que já os pode recolher. Apenas assim o dispositivo irá libertar as páginas que quer imprimir.
A autenticação pode ser através de um PIN, nome de utilizador e password, um cartão NFC de identificação, uma aplicação móvel ou um código QR.
No entanto, como apenas 40%1 das empresas estão a adotar atualmente a tecnologia pull printing, existem soluções avançadas de segurança que permitem proteger as impressões através de NFC, ou funcionalidades como a Impressão Segura, que solicita aos utilizadores um PIN, e que podem trazer a autenticação de pull printing às redes existentes.
Como a tecnologia pull printing melhora a segurança?
As empresas consideram que o malware é o maior risco para a segurança. Contudo, este reconhecimento vai atualmente para os utilizadores internos que são a causa de 32% das violações de dados. A impressão e a digitalização de documentos contribuem para este problema, representando 11% de todos os incidentes de segurança que se produzem no que se refere à impressão1.
Os erros dos utilizadores de impressoras são comuns, quer se trate de deixar esquecidos documentos confidenciais nas impressoras (35%) ou outro tipo de impressões (34%), ou se trate de recolher documentos confidenciais que não são seus (27%)2.
Ao combater estes riscos e melhorar a segurança, a tecnologia pull printing garante que os utilizadores tenham de se autenticar no equipamento e demostrar que têm a permissão necessária, o que põe fim aos riscos de documentos físicos associados aos trabalhos de impressão que não são recolhidos.
Reduzindo custos ao evitar o uso indevido
Para além da segurança, a tecnologia pull printing oferece muitas outras vantagens. É por exemplo, uma solução mais ecológica, uma vez que os documentos que não são libertados, continuando a ser digitais, produzem uma redução drástica de resíduos ao consumir menos papel, tinta ou toner. Os documentos que não são libertados depois de um tempo são eliminados da memória da impressora, reduzindo os riscos da segurança de rede.
Além disso, como os utilizadores sabem, que agora, é feito um controlo do que imprimem e digitalizam, também desaparecem outras infrações relacionadas com a impressão, quer seja de uso pessoal ou para digitalizar ou copiar informações sensíveis.
Uma solução fundamental para a segurança na impressão
A tecnologia pull printing pode ser apenas uma variável na questão da segurança na impressão, mas é fundamental. Ajuda a reduzir o risco de perder dados sensíveis, restabelece o controlo da gestão, reduz custos e mantém os recursos.
Devido à falta de conhecimentos internos em matérias de segurança na impressão, o uso dos serviços de gestão da impressão (MPS) parece ser o caminho que seguem as empresas consideradas líderes em segurança de impressão.
Resumindo, quer opte por uma gestão interna do processo ou caso opte por fazê-lo externamente com um parceiro, a tecnologia pull printing é um pilar fundamental na segurança de dados e documentos.
1 Quocirca Global Print Security Landscape 2019
2 Savanta, Future proofing your business, 2019
